Ako sa používajú Vaše osobné údaje

Dostali ste faktúru s platobnými údajmi spoločnosti Alektum Group? 

Alektum Group pomáha ďalším firmám, t. j. našim zákazníkom, pri správe faktúr, spracovaní platieb, zasielaní upomienok a prípadne pri poskytovaní služieb zákazníkom. Pri zaisťovaní týchto služieb spracovávame Vaše osobné údaje menom nášho zákazníka. Podrobnejšie informácie o tom, ako sa osobné údaje spracovávajú, na aký účel a aké máte práva, Vám poskytne predajca – t. j. Vaša zmluvná strana. Kontaktné údaje predávajúceho sú vždy uvedené na faktúre, ktorú ste dostali.  

Dostali ste list vo veci inkasa pohľadávok alebo inú výzvu?  

Alektum Group pri poskytovaní služieb vymáhania pohľadávok spracováva nasledujúce osobné údaje subjektov: 

  • osôb, ktoré majú pohľadávku na zaplatenie (dlžníkov), vrátane ich zástupcov, 
  • tých, ktorí musia splniť svoju povinnosť, napr. vymeniť tovar, 
  • tých, ktorí majú spoločné a nerozdielne záväzky voči dlžníkovi, ako je spoločník, ručiteľ atď.

Tieto údaje spracúvame preto, lebo máte voči nám alebo nejakému nášmu zákazníkovi pohľadávku, ktorá sa stala splatnou. Vykonávame tzv. opatrenia pre vymáhanie pohľadávok, aby sme účinne zabezpečili uhradenie platby alebo iné vyrovnanie, požadovali určenie a/alebo vymáhanie pohľadávky a aby sme ich boli schopní fakturovať a účtovať spôsobom, ktorý je v súlade so zákonom. Spracovanie prebieha na základe článku 6 b, c, e a f všeobecného nariadenia o ochrane údajov. Je oprávneným záujmom zabezpečiť, aby nezaplatená pohľadávka bola uhradená v náš prospech alebo v prospech ďalšej osoby. 

„Opatrenia pri vymáhaní pohľadávok“ je súhrnný termín, ktorý používame pre všetky kroky, ktoré podnikáme s cieľom dosiahnuť uvedený cieľ. Môže ísť o zasielanie oznámení o nároku na vymáhanie pohľadávky alebo inej výzvy, alebo môže ísť o správu úhrad, platieb, kontaktov s dlžníkmi alebo ich zástupcami, kontakty s orgánmi, činnosti pre určenie nároku vrátane súdnych konaní a vymáhania. 

Aby sme boli schopní vykonávať opatrenia pri vymáhaní pohľadávok, musíme spracúvať Vaše kontaktné údaje a adresu vrátane Vášho rodného čísla. Skupine Alektum Group záleží na tom, aby používané informácie boli správne a aktuálne. Preto sa staráme o to, aby údaje o adrese boli pravidelne aktualizované podľa záznamov v registroch, a na tento účel využívame externého dodávateľa, ktorý bude môcť nazerať na niektoré spracúvané osobné údaje. 

V prípade, že žijete v inej krajine alebo sa tam presťahujete, môže skupina Alektum Group najať sprostredkovateľa inkasa pohľadávok pôsobiaceho v príslušnej krajine. Osobné údaje o Vás a o Vašom prípade budú potom zdieľané so sprostredkovateľom inkasa pohľadávok. 

Okrem toho musíme spracúvať údaje o pohľadávke, ktorá zostáva nesplatená, zmluve a ďalších skutočnostiach týkajúcich sa nákupu, na ktorom je pohľadávka založená, a prípadných čiastkových platbách. Aby sme mohli posúdiť, aké opatrenia pre vymáhanie pohľadávok máme prijať, potrebujeme zistiť, aká je Vaša finančná situácia, aké sú životné podmienky a ďalšie pohľadávky či exekúcie. Z tohto dôvodu zhromažďujeme finančné informácie a informácie o pohľadávkach od externých dodávateľov, ako sú spoločnosti poskytujúce informácie o úveroch a verejné orgány; tieto strany môžu na tento účel nazerať na niektoré Vaše osobné údaje. Na základe týchto informácií sa rozhodneme, aký druh upomienky zašleme a či podnikneme súdne kroky, ako je podanie návrhu na platobný alebo upomínací rozkaz, začatie súdneho konania alebo podanie návrhu na začatie exekučného konania. V niektorých prípadoch je to určené metódami, ako je profilovanie, ktoré je súčasťou automatizovaného procesu. To znamená, že rozhodnutie o tom, aké opatrenia majú byť prijaté, sa robia automaticky na základe dopredu určených premenných, a nie manuálne prevádzkovateľom, ktorý by rozhodoval o každom prípade zvlášť. 

Existujú taktiež ďalšie prípady, kedy potrebujeme zdieľať alebo sprístupňovať osobné údaje, aby bolo možné ich spracúvať. Medzi tých, s ktorými/ktorým môžeme zdieľať tieto údaje alebo ich sprístupniť, patria napr. externí dodávatelia (napr. spoločnosti poskytujúce poštové služby a tlač, dodávatelia informačných technológií a systémov, spoločnosti poskytujúce právne dokumenty, právni poradcovia a ďalší, ktorí sa podieľajú na poskytovaní našich služieb) a verejné orgány.

Okrem vyššie uvedených osobných údajov to môžu byť samostatné údaje týkajúce sa zdravotných alebo trestných záznamov, avšak iba v prípade, že sú také informácie nutné na určenie, uplatnenie alebo obhájenie právneho nároku v jednotlivom prípade alebo ak skupina Alektum Group na to získala súhlas. V takých prípadoch sa informácie spracúvajú na základe článkov 9 a, 9 f a 10 všeobecného nariadenia o ochrane údajov spolu s ustanoveniami zákona o ochrane osobných údajov. 

Tieto informácie sa využívajú v obmedzenej miere taktiež na rozvoj podnikania a metodiky, plánovanie činností, štatistiky, monitorovanie a riadenie rizík. Tieto informácie sa potom používajú na účely vývoja a analýzy činností a na základe nášho legitímneho záujmu na rozvoj našich činností a na zabránenie úverovým stratám (článok 6 f všeobecného nariadenia o ochrane údajov). 

Pracujete pre jedného z našich klientov, dodávateľov alebo spolupracujúcich partnerov alebo pre verejný orgán? 

Skupina Alektum Group spracúva osobné údaje nižšie uvedených kategórií subjektov: 

  • kontaktné osoby a/alebo spoločníci alebo ručitelia našich zákazníkov, 
  • kontaktné osoby potenciálnych zákazníkov (t. j. spoločnosti, ktoré by sa chceli stať našimi zákazníkmi),
  • kontaktné osoby verejných orgánov vrátane kontaktných osôb v konkrétnych oblastiach,
  • kontaktná osoba pre dodávateľov alebo ďalších spolupracujúcich partnerov.

Tieto informácie sa používajú na správu kontaktov, realizáciu zmluvy alebo spoluprácu a na účtovné a fakturačné účely. Tieto informácie sa spracovávajú na základe článku 6 b, c a f všeobecného nariadenia o ochrane údajov. Spracovanie osobných údajov, ktoré prebieha na základe článku 6 f, prebieha s cieľom oprávneného záujmu ponúkať naše služby a rozvíjať našu zákaznícku základňu. 

Osobné údaje uchovávané verejnými orgánmi týkajúce sa kontaktných osôb sa navyše využívajú na vykonávanie činností nutných v právnych záležitostiach týkajúcich sa pohľadávok, ako je určenie, vymáhanie, reštrukturalizácia pohľadávok a riešenie sporov. Tieto informácie sa spracúvajú na základe článku 6 c, e a f všeobecného nariadenia o ochrane údajov. Spracovanie osobných údajov na základe článku 6 f prebieha v našom legitímnom záujme alebo v záujme našich zákazníkov efektívne zabezpečiť zaplatenie nezaplateného splatného dlhu. 

Osobné údaje týkajúce sa spoločníkov, ručiteľov a kontaktných osôb, ktoré uchovávajú spolupracujúci partneri a zákazníci, sa používajú taktiež v prípadoch, keď potrebujeme uskutočniť dozorné opatrenia súvisiace s praním špinavých peňazí a na posúdenie schopnosti plniť finančné záväzky, a ďalej pokiaľ ide o bezpečnosť a ekonomickú solventnosť. Budeme spracúvať iba informácie, ktoré potrebujeme na dosiahnutie daného účelu, čo však zahŕňa údaje o majetku, dlhoch a príjmoch príslušnej osoby.

Citlivé informácie sa budú spracúvať iba v prípade, ak to bude vyžadované na uskutočnenie opatrení v oblasti dohľadu nad praním špinavých peňazí. Informácie sa spracúvajú na základe článku 6 b-c všeobecného nariadenia o ochrane údajov a prípadne § 19 zákona č. 297/2008 Z.z. v platnom znení o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov

Tieto informácie sa taktiež používajú, avšak iba v obmedzenom rozsahu, na rozvoj podnikania a metodiky, marketingové analýzy, štatistiky a riadenie rizík. Tieto informácie sa ďalej používajú na účely vývoja a analýzy činností a na základe nášho oprávneného záujmu na rozvoj našich činností a na komunikáciu s kontaktnými osobami (článok 6 f všeobecného nariadenia o ochrane údajov). 

Ako dlho sa Vaše osobné údaje uchovávajú

Skupina Alektum Group je zodpovedná za odstránenie osobných údajov z úradnej moci, ak už nie sú potrebné na dosiahnutie uvedených cieľov. Lehota uchovávania sa teda líši a nižšie je uvedený popis toho, ako Alektum Group spravuje lehotu uchovávania v závislosti od hlavného účelu.  

Osobné údaje zhromaždené počas vymáhania pohľadávok sa uchovávajú počas 36 mesiacov od uzavretia prípadu.  

Osobné údaje zhromaždené s cieľom spravovať vzťahy so zákazníkmi a prípadne posúdiť bonitu zákazníka, spoločníka alebo ručiteľa sa uchovávajú počas 36 mesiacov po ukončení vzťahu so zákazníkom a po tom, čo boli definitívne vykonané vzájomné nároky oboch strán, alebo počas akéhokoľvek kratšieho obdobia, ak údaje prestanú byť na tento účel relevantné.  

Osobné údaje, ktoré boli zhromaždené s cieľom vykonávať dozorné opatrenia súvisiace s praním špinavých peňazí, sa uchovávajú počas piatich rokov alebo počas lehoty stanovenej zákonom. Časové obdobie sa vypočítava od okamihu vykonania činností alebo transakcií alebo, v prípadoch, keď bol nadviazaný obchodný vzťah, keď tento vzťah skončí. 

Údaje zhromaždené na účel rozvoja, analýzy a predaja skupiny Alektum sa uchovávajú počas 36 mesiacov od posledného kontaktu. Ak sa odhlásite zo zasielania informačného bulletinu a pod., údaje sa okamžite vymažú. 

Bez ohľadu na vyššie uvedené obdobie uchovávania môže Alektum Group uchovávať údaje dlhší čas s cieľom obhajovať a ochrániť právne nároky. Osobné údaje, ktoré sú nutné na účtovné a fakturačné účely, sa vždy uchovávajú až počas desiatich (10) rokov (vrátane) po ukončení kalendárneho roku, v ktorom skončil účtovný rok.  

U nás ste v bezpečí – Vaše osobné údaje vždy chránime

Alektum Group je vždy povinná chrániť Vaše osobné údaje, a to aj vtedy, keď najíma externú stranu, ktorá má zabezpečiť ich spracovávanie. Nikdy nezverejňujeme osobné údaje, ak to nie je nutné na dosiahnutie nášho cieľa alebo ak táto povinnosť nevyplýva zo zákona. Okrem toho sme v prípade niektorých našich služieb viazaní povinnosťou zachovávať mlčanlivosť. 

Ďalej sa snažíme obmedziť šírenie osobných údajov v rámci skupiny Alektum Group tak, aby k nim mali prístup iba tí zamestnanci, ktorí osobné údaje potrebujú na plnenie svojich pracovných povinností.  

Ďalej zabezpečujeme, aby všetky naše IT systémy a ďalšie umiestnenia, kde máme uložené osobné údaje, boli chránené proti prístupu neoprávnených osôb k informáciám (napr. prostredníctvom brány firewall, antivírusovej ochrany, prísnych požiadaviek na heslá, prihlasovania do systémov atď.).  

Keď potrebujeme vykonať prenos osobných údajov medzi nami a stranou mimo nášho prostredia – napríklad nejakému nášmu zákazníkovi – uistíme sa, že používame bezpečný spôsob prenosu.  

A nakoniec vytvárame záložné kópie našich systémov a záznamov, aby sa predišlo strate dôležitých informácií, ktoré o Vás máme.  

Máte kontrolu nad svojimi osobnými údajmi. Toto sú Vaše práva.  

Keď skupina Alektum Group spracováva Vaše osobné údaje, máte viacero práv, ktoré vyplývajú zo zákona. Sú uvedené nižšie. Svoje práva môžete uplatniť tak, že nás budete kontaktovať pomocou formulára www.alektum.sk. Samozrejme, taktiež nám môžete zavolať na vyššie uvedené číslo. 

  • Máte právo od nás získať informácie, ako používame osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú, a kópiu týchto osobných údajov (tzv. výpis z registra). 
  • Na Vašu žiadosť alebo z našej vlastnej vôle opravíme alebo odstránime informácie, ktoré sú nesprávne alebo už nepotrebné, alebo obmedzíme použitie týchto informácií. 
  • Máte právo vzniesť námietky proti používaniu Vašich osobných údajov, ktoré využívame na vykonávanie úloh verejného záujmu alebo nášho oprávneného záujmu. 
  • Máte právo požadovať, aby sa Vaše údaje nepoužívali na účely priameho marketingu, ak tieto kroky podnikáme. 
  • Máte taktiež právo nahliadať na osobné údaje, ktoré spracúvame pri plnení zmluvy s Vami a/alebo ak ste nám poskytli svoj súhlas, v strojovo čitateľnom formáte (ak je to technicky možné, môžeme Vám pomôcť preniesť tieto údaje inej strane).
  • Ak používame Vaše osobné údaje na základe toho, že ste nám poskytli svoj súhlas, tento súhlas môžete kedykoľvek odvol

Nie ste spokojní s naším spracovaním osobných údajov? Ak tomu tak je, môžete podať sťažnosť.  

Ak nie ste spokojní so spôsobom, akým spracovávame Vaše osobné údaje, môžete sa obrátiť na orgán dohľadu v krajine, v ktorej žijete. Na Slovensku je to Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky. Kontaktné údaje sú: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava. 

Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa vyššie uvedených kontaktov, môžete nás kontaktovať na tel. +421 2 321 996 90, e-mailom info@alektumgroup.sk alebo prostredníctvom formulára www.alektum.sk.  

Poznámka! E-mail so sebou nesie riziká z hľadiska bezpečnosti a dôvernosti, podobne ako v prípade pohľadnice. Preto v ňom neuvádzajte informácie, ktoré sú citlivé alebo v prípade ktorých nechcete, aby ich získala neoprávnená osoba.