Spracúvanie osobných údajov

Vaše osobné údaje spracúvame v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len GDPR).

Na tejto stránke sa dozviete, čo sú to osobné údaje, ako ich spracúvame, ako dlho sú uchovávané, ako sú chránené, aké máte práva a čo robiť, ak nie ste spokojní so spracovaním vašich osobných údajov.

Osobné údaje

Osobné údaje sú informácie o identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osobe.

Ide teda predovšetkým o údaje umožňujúce identifikáciu a vybavovanie niektorého z prípadov. Preto spracúvame tieto typy údajov: meno, priezvisko (meno), číslo sociálneho poistenia (ako aj iné identifikačné číslo), dátum narodenia, sériu a číslo občianskeho preukazu, kontaktné údaje (korešpondenčná adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa), finančné údaje vrátane údajov o zodpovednosti a iné údaje, ktoré dostávame, za predpokladu, že ich spracovanie je právne prípustné a účelné. Nepožadujeme a neočakávame, že nám poskytnete údaje patriace do špeciálnej kategórie, ako sú zdravotné informácie. Aj keď sme zaviedli postupy, aby sme čo najviac obmedzili takéto spracúvanie údajov, stále môžu nastať situácie, kedy budeme nútení uvedené údaje spracúvať. Môže k tomu dôjsť napríklad vtedy, keď v rámci aktivít na vymáhanie pohľadávok dostaneme dokument alebo informácie obsahujúce takéto údaje, citované autorom v kontexte niektorého z prípadov.

Váš správca údajov

Spoločnosť Alektum s.r.o., so sídlom v Piešťanoch, Krajinská cesta 32 (ďalej len Alektum), pomáha iným spoločnostiam, teda našim klientom, pri správe a vymáhaní pohľadávok, vybavovaní platieb, zasielaní upomienok, predvolaní a poskytovaní telefonických a korešpondenčných služieb. Pri plnení vyššie uvedených a nám zverených služieb spracúvame vaše osobné údaje na základe zmlúv uzatvorených s klientom, ktorý zostáva vašim veriteľom a zároveň správcom vašich osobných údajov. Pre získanie ďalších, podrobnejších informácií o spôsobe a účeloch spracúvania osobných údajov, ako aj o vašich právach, sa preto obráťte priamo na správcu vašich údajov. Ak nepoznáte kontaktné údaje subjektu, ktorý je správcom vašich údajov (alebo si nie ste istí, kto to je), môžete svoj dopyt smerovať na nás a my sa pokúsime pomôcť. Ak sa dopyt týka nášho klienta, postúpime ho príslušnému subjektu, ktorý by mal odpovedať v súlade s prijatými normami a právnymi predpismi.

V niektorých prípadoch Alektum spracúva osobné údaje ako správca, takáto situácia nastáva pri:

  • vykonávaní činností smerujúcich k vymáhaniu pohľadávok vyplývajúcich z odkúpenia pohľadávok priamo spoločnosťou Alektum s.r.o. (v takejto situácii dostanete informáciu o postúpení pohľadávok spolu s doložkou, že Alektum je správcom vašich údajov),
  • telefonických službách na horúcej linke Alektum, kde môžu byť hovory nahrávané,
  • nábore a zamestnávaní spoločnosťou Alektum,
  • vedení tradičnej korešpondencie a korešpondencie prostredníctvom formulárov na webovej stránke Alektum,
  • spolupráci s obchodnými partnermi a našimi klientmi.

Dostali ste upomienku? Naša činnosť v oblasti vymáhania pohľadávok.

Ak áno, znamená to, že máte voči spoločnosti Alektum alebo nášmu klientovi splatný, neuhradený záväzok, ktorý bol postúpený spoločnosti Alektum na riešenie a našou úlohou je vymáhať túto pohľadávku prostredníctvom zákonom povolených činností vymáhania pohľadávok. Vaše údaje preto spracúvame na základe čl. 6 ods. 1 písm. b, c a f GDPR.

Naše aktivity v oblasti vymáhania pohľadávok začíname importom prípadu do systému spolu s informáciami potrebnými na prijatie účinných opatrení. Aby sme mohli efektívne vykonávať činnosti v oblasti vymáhania pohľadávok, musíme spracúvať vaše osobné a kontaktné údaje. Okrem toho potrebujeme spracovať údaje týkajúce sa vášho záväzku, ako aj informácie týkajúce sa jeho odkúpenia. Aby sme mohli posúdiť, aké úkony vymáhania pohľadávok by sme mali v danom prípade podniknúť, potrebujeme poznať aj ďalšie informácie o vašej finančnej situácii.

V prvej fáze vymáhania pohľadávok, na základe informácií, ktoré máme k dispozícii, podnikáme priateľské kroky spočívajúce v kontakte prostredníctvom dostupných komunikačných kanálov, ako sú: klasická korešpondencia, e-mail, SMS a telefonáty. V tejto fáze tiež navrhujeme uzavrieť dohodu alebo splácať za podmienok dohodnutých spoločne s dlžníkom. Ak nami zaslané informácie, upomienky a výzvy neprinesú žiadny účinok a v riešenom prípade nedôjde k žiadnemu kontaktu, a dlh nie je upravený alebo je upravený v rozpore s prijatými opatreniami, môže byť nutné obrátiť sa na advokátsku kanceláriu, aby podnikla kroky k zahájeniu súdneho konania.

V druhej fáze vymáhania pohľadávok, vo veci odovzdanej advokátskej kancelárii, je vypracovaný návrh na exekúciu, ktorý podáme súdu za účelom získania právoplatného rozhodnutia, a oprávnenia k exekúcii, na základe ktorého môžeme prípad postúpiť súdnemu exekútorovi. Potom súdny exekútor v rámci svojich právomocí pristúpi k uspokojeniu pohľadávky z majetku dlžníka. Žiaľ, v tejto fáze vymáhania pohľadávok môže byť dlžník zaťažený nákladmi na vedenie súdneho a exekútorského konania.

Právne základy a účely spracúvania osobných údajov dlžníkov.

Vzhľadom na vyššie uvedené informácie je základom spracúvania vašich osobných údajov oprávnený záujem správcu vyplývajúci z čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR, týkajúci sa týchto účelov:

  • vykonávanie činností v oblasti vymáhania pohľadávok,
  • zisťovanie, obhajovanie a uplatňovanie nárokov,
  • vybavovanie vašich požiadaviek a otázok,
  • vedenie súhrnov, analýz údajov a štatistík, zlepšovanie kvality činnosti a služieb,
  • overovanie nakúpených a do správy prijatých dlhových portfólií, ako aj ich možné vrátenie veriteľom a primárnym veriteľom.

Základom činnosti je aj plnenie zákonných povinností uložených správcovi podľa čl. 6 ods. 1 písm. c GDPR, týkajúcich sa týchto účelov:

  • dokladovanie platieb v súlade s účtovnými predpismi a daňami,
  • uchovávanie dokladov súvisiacich so vzneseným nárokom,
  • vybavovanie vašich sťažností,
  • odhaľovanie podvodov a predchádzanie podvodom.

Podkladom pre úkony správcu môže byť aj potreba plnenia zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR, čo je napr. vami uzatvorená zmluva so správcom.

Pracujete pre jedného z našich klientov, dodávateľov alebo spolupracujúcich partnerov alebo pre verejný orgán? Právne základy a účely spracúvania osobných údajov osôb iných ako sú dlžníci.

Alektum s.r.o. spracúva osobné údaje týkajúce sa osôb iných ako sú dlžníci, konkrétne:

  • kontaktných osôb a/alebo spolupracovníkov alebo ručiteľov našich klientov,
  • kontaktných osôb potenciálnych klientov (t. j. spoločností, ktoré by sme chceli, aby sa stali našimi klientmi),
  • kontaktných osôb verejných orgánov vrátane kontaktných osôb pre určité záležitosti,
  • kontaktných osôb dodávateľov alebo iných spolupracujúcich partnerov
  • splnomocnencov a osôb splnomocnených dlžníkmi.

Informácie sa používajú na správu kontaktov, plnenie zmlúv, vybavovanie prípadov, priebežnú spoluprácu a na účely účtovníctva a fakturácie.

Tieto informácie sú spracúvané na základe čl. 6 ods. 1 písm. b, c a f GDPR. Osobné údaje o kontaktných osobách, ktoré uchovávajú orgány verejnej moci, sa používajú aj na vykonávanie činností potrebných na právne záležitosti súvisiace s pohľadávkami, ako je zriadenie, vymáhanie, reštrukturalizácia dlhu a riešenie sporov. Tieto informácie sú spracúvané na základe čl. 6 ods. 1 písm. c, f GDPR. Spracúvanie osobných údajov na základe čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR sa vykonáva v oprávnenom záujme našej spoločnosti alebo našich klientov za účelom efektívneho zabezpečenia úhrady nesplateného dlhu, ktorý sa stal splatným. Osobné údaje o partneroch, ručiteľoch a kontaktných osobách, ktoré majú partneri a spolupracujúci klienti, sa využívajú aj v prípadoch, keď je potrebné prijať opatrenia týkajúce sa dohľadu alebo kontroly. Informácie sú spracúvané na základe čl. 6 ods. 1 písm. b, c GDPR.

S kým môžeme zdieľať vaše údaje?

V závislosti od účelu spracovania môžu byť vaše údaje postúpené:

  • subjektom spracúvajúcim osobné údaje na žiadosť správcu, t. j.: poskytovateľom služieb v oblasti vymáhania pohľadávok, poskytovateľom služieb v oblasti údržby IT systémov,
  • externým poskytovateľom služieb: analytické údaje, dátové úložisko, archivácia a likvidácia dokumentov, tlač dokumentácie a korešpondencie, komunikácia, poštové a kuriérske služby,
  • ekonomickým informačným kanceláriám po splnení podmienok uvedených v zákone,
  • advokátskym kanceláriám na účely súdneho a exekučného konania,
  • subjektom vykonávajúcim platobné operácie, aby ste mohli vykonávať platby elektronicky, a aby vám mohli vrátiť peniaze,
  • spoločnostiam podporujúcim vymáhanie dlhov, nákupcom dlhov, k výmene dlhov, verejným a súkromným zdrojom údajov,
  • splnomocnencom a zástupcom, ak majú príslušné oprávnenie konať,
  • štátnym orgánom, medzi ktoré patrí: prokuratúra, súdy, polícia a súdni exekútori.

Prenos vašich osobných údajov do iných krajín a mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (ďalej len EHP)

Sme spoločnosť registrovaná v Slovensku, avšak na realizáciu našich aktivít v oblasti vymáhania pohľadávok využívame služby dodávateľov, ktorí ako spracovatelia alebo prostredníctvom subdodávateľov spracúvajú osobné údaje úplne alebo čiastočne mimo územia Slovenska. V rámci možností obmedzujeme takéto spracúvanie na oblasť EHP, aj keď v určitých situáciách môže k prenosu osobných údajov dôjsť aj mimo EHP, t. j. prenos do tretej krajiny.

Bez ohľadu na to, či sa vaše osobné údaje spracúvajú v Slovensku, v EHP alebo mimo EHP, zabezpečujeme najvyššiu možnú úroveň ochrany údajov a primerané záruky v súlade s platnými požiadavkami na ochranu údajov. Medzi vhodné záruky patrí okrem iného overenie toho, že krajina mimo EHP, do ktorej sa osobné údaje prenášajú, bola Európskou komisiou určená ako krajina poskytujúca primeranú úroveň ochrany ekvivalentnú tej, ktorú poskytuje GDPR. Takýto prenos osobných údajov sa môže uskutočniť na základe rozhodnutia, v ktorom sa uvádza primeraná úroveň ochrany, alebo, ktoré podlieha primeraným zárukám uvedeným v čl. 45, 46 GDPR. Informácie o rozhodnutiach Európskej komisie o primeranosti sú dostupné TU. Ďalším spôsobom, ako zaistiť bezpečnosť údajov, je zabezpečiť, aby medzi spoločnosťou Alektum a príjemcom osobných údajov mimo EHP existovala dohoda obsahujúca štandardné doložky Európskej komisie o ochrane údajov, alebo skontrolovať, či medzi našim poskytovateľom služieb a príjemcom bola uzavretá zmluva obsahujúca takéto štandardné doložky o ochrane údajov.

Ako dlho sú vaše osobné údaje spracovávané

Doba spracúvania vašich osobných údajov spoločnosťou Alektum závisí od účelu spracúvania, zmluvných ustanovení a zákonných ustanovení. Pokiaľ existuje účel a právny základ spracúvania osobných údajov, napr. dôjde k prípadu, kedy dlh nebol uhradený, spracujeme vaše údaje a potom, po uplynutí doby uchovávania, ich vymažeme.

V situáciách, keď Alektum vystupuje v mene iných spoločností, ktoré sú správcom vašich údajov, závisí doba spracúvania údajov od ustanovení zmluvy o spracúvaní údajov, ako aj od existencie účelu spracúvania.

Profilovanie a automatizované rozhodovanie

Vaše osobné údaje sa nepoužívajú na automatizované rozhodovanie a profilovanie.

Svoje osobné údaje máte pod kontrolou. Toto sú vaše práva.

Pokiaľ ide o vaše údaje spracúvané spoločnosťou Alektum, máte množstvo práv a môžete si ich uplatniť tak, že nás kontaktujete prostredníctvom: tradičnej pošty (Alektum s.r.o., Krajinská cesta 32, 921 01 Piešťany ), e-mailom (GDPR@alektumgroup.sk ) alebo prostredníctvom webovej stránky. Vaše práva:

  • máte právo získať informácie o tom, ako spracúvame vaše osobné údaje, tieto informácie sú dostupné v tomto dokumente (články 13-14 GDPR).
  • máte právo na prístup k svojim údajom, ktoré spracúvame, a na získanie kópie týchto údajov (článok 15 GDPR),
  • máte právo požadovať opravu a doplnenie neaktuálnych údajov (článok 16 GDPR),
  • máte právo požiadať o vymazanie údajov, ktoré sú nesprávne alebo už nie sú potrebné pre účely, na ktoré boli zhromaždené (článok 17 GDPR),
  • máte právo požiadať o obmedzenie spracovania údajov za určitých podmienok (článok 18 GDPR),
  • máte právo na prenos údajov, ak správca spracúva údaje na základe vášho súhlasu alebo na základe zmluvy (čl. 20 GDPR),
  • máte právo namietať proti používaniu vašich osobných údajov (článok 21 GDPR).

Upozorňujeme však, že v niektorých situáciách nebude možné použiť niektoré z vyššie uvedených oprávnení, ak správca preukáže existenciu dôležitých, zákonom oprávnených dôvodov na spracúvanie, prevažujúcich nad osobnými záujmami, právami a slobodami, alebo ak správca predloží a preukáže, že existujú dôvody na zisťovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie vznesených nárokov.

Osoba Určená vo veciach súvisiacich s ochranou údajov

Kontakt s Určenou osobou vo veciach súvisiacich so spracúvaním osobných údajov je možný prostredníctvom nasledujúcich komunikačných kanálov:

  • tradičnou poštou na poštovú adresu:

Alektum s.r.o., Krajinská cesta 32, 921 01 Piešťany,

Nie ste spokojní so spracúvaním osobných údajov?

Ak nie ste spokojní, odporúčame vám kontaktovať nášho DPO, ktorý vynaloží maximálne úsilie na efektívne posúdenie vášho prípadu. Ak sa napriek tomu domnievate, že vaše osobné údaje sú spracúvané nezákonne, môžete podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je predseda Úradu na ochranu osobných údajov so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27.

Pamätajte tiež, že nás môžete kedykoľvek kontaktovať, ak máte nejaké otázky alebo obavy týkajúce sa vášho prípadu. Kontaktné údaje v iných záležitostiach ako tých, ktoré súvisia so spracovaním údajov, nájdete v záložke: Kontakt.

Naša priorita – ochrana vašich údajov

Alektum Group sa zaväzuje neustále chrániť vaše osobné údaje, a to aj v prípade, že na ich spracovanie použijeme tretiu stranu. Osobné údaje nikdy nezverejňujeme, pokiaľ to neslúži k dosiahnutiu nášho účelu alebo tak vyžaduje zákon. Navyše, poskytovanie niektorých našich služieb je podmienené zákonnou povinnosťou zachovávať mlčanlivosť.

Šírenie osobných údajov, interne v rámci spoločnosti Alektum, obmedzujeme tak, aby k nim mali prístup len tí zamestnanci, ktorí potrebujú vidieť osobné údaje k plneniu svojich pracovných povinností. Okrem toho zabezpečujeme, aby všetky naše IT systémy a ďalšie miesta, kde uchovávame osobné údaje, boli chránené pred neoprávneným prístupom k informáciám (napr. firewallom, antivírusovou ochranou, prísnymi požiadavkami na heslo, prihlasovaním do systémov atď.). Keď potrebujeme preniesť osobné údaje medzi nami a stranou mimo naše prostredie – napríklad medzi nami a klientom – poskytujeme bezpečný spôsob prenosu. Na záver sa ubezpečíme, že naše systémy a záznamy sú zálohované, aby sme predišli strate dôležitých informácií o vás.